Topluluk İç Tüzüğü

T.C. 

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ

 BİLGİ TOPLULUĞU

 İÇ TÜZÜĞÜ

Madde 1- Topluluğun Adı ve Adresi:

Topluluk Hacettepe Üniversitesi bünyesinde faaliyet göstermek üzere “Hacettepe Üniversitesi Bilgi Topluluğu” (kısa adı “HÜBİL”)  adı altında kurulmuştur.

Bilgi Topluluğu, Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğüne bağlıdır ve Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür İşleri Müdürlüğü gözetiminde faaliyette bulunur.

Topluluğun adresi, Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Beytepe / Ankara’dır.

Madde 2- Topluluğun Amacı:

Bilgi Topluluğu, Hacettepe Üniversitesi bünyesinde önlisan, lisan ve lisansüstü eğitim alan öğrencilerin; hayatın her alanında ihtiyaç duyabilecekleri bilgiye erişmeyi ve bu bilgiyi kullanma gereksinimlerini karşılayacak olan bilgi merkezlerini ve bu konudaki eğitim programlarını paylaşmak için değişimlere ve teknolojik gelişmelere de ayak uydurarak sosyal ve kültürel organizasyonlar gerçekleştirmeyi, yeri geldiğinde eğlenmeyi ve paylaşmayı amaçlamaktadır.

Madde 3- Topluluğun Akademik Danışmanı:

Topluluğun Danışmanı, topluluğun amaçları doğrultusunda yapacağı faaliyetlerde, Yönetim Kuruluna ve Genel Kurula danışmanlık eder ve önerilerde bulunabilir. Topluluğun ihtiyaçlarına göre bütçe hazırlığına yardımcı olur, Üniversitenin para, araç-gereç ve diğer imkânlarından yararlanmaları için gerekli yönetimsel işlemlerde bulunurlar. Yapılacak olan tüm faaliyetler akademik danışmanın bilgisi ve izni dâhilinde gerçekleştirilir.

Madde 4- Topluluğa Üyelik:

Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür İşleri Müdürlüğünce öngörülen esaslara dayanarak hazırlanan üyelik formu öğrenci tarafından doldurulup imzalanarak topluluk yönetimine teslim edilir ve üye adayının gerekli şartları yerine getirdiğinin topluluk Yönetimi Kurulu tarafından onayı sonucu üyelik kabul edilir.

Topluluğa üyelik için başvuranların Hacettepe Üniversitesine kayıtlı öğrenci ya da Hacettepe Üniversitesi mezunu olmaları gerekmektedir. Aktif üye olunması ise; üyenin bir öğretim yılı içerisinde topluluk çalışmalarında etkin olarak görev alması ve Genel Kurula katılmasına göre Yönetim Kurulunca belirlenir ve akademik danışmanın onayı ile kesinleşir. Seçme ve seçilme hakkına yalnızca Aktif Üyeler sahiptir.

Üniversite içinden veya dışından Topluluk çalışmalarına yardımcı olan ve destek sağlayan kişiler, Yönetim Kurulunun salt çoğunluğunun oyu ve topluluk danışmanının görüşü alınarak Fahri Üyeliğe kabul edilir. Fahri Üyelerin seçme ve seçilme hakları yoktur. Topluluk faaliyetlerinden faydalanmak zorunlu değildir. Ancak faaliyetlerde üyelerin önceliği vardır.

Her üye, Topluluk faaliyetlerine ilişkin dilek ve şikâyetlerini Yönetim Kuruluna yazılı olarak bildirebilir ve on beş gün içerisinde, alacağı cevap üzerine, ilgili konuda Denetleme Kuruluna başvurabilir.

Her üye, dilediği anda yönetim kuruluna yazılı olarak ayrılmak isteğini bildirmekle üyelikten ayrılmış olur. Topluluk üyeliği sona erdirilenler ve askıya alınanların, kararın alındığı tarih itibariyle iki hafta içinde yazılı olarak yönetim kuruluna itiraz etme hakları vardır.

Topluluk amaçlarına aykırı hareket eden veya topluluğun onuru ile bağdaşmayacak hareketlerde bulunan, topluluk yönetim kurulunca verilen görevleri ısrarla yerine getirmeyen, üyeliğin devamının şartlarını sağlamayan üyeler yönetim kurulunun kararı ile denetleme kuruluna sevk edilir; denetleme kurulu ve akademik danışmanın onayı ile toplulukla ilişkisi askıya alınabilir veya toplulukla ilişkisi kesilebilir.

Madde 5- Topluluğun Organları:

1. Genel Kurul:

Topluluğun üst karar organı olup, topluluğun kayıtlı (asil) üyelerinden oluşur. Genel Kurul her akademik yılın başında (her Ekim ayının son haftası ) olağan olarak toplanır. Toplantıda yeter sayısı alınamazsa ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Yönetim Kurulunun ve Denetim Kurulunun önerileri ya da üye salt çoğunluğunun yazılı isteğiyle de olağanüstü toplanır. Olağan ve olağanüstü toplantıları bir hafta önceden duyurulur

a-) Genel Kurul Toplantı İlkeleri:

Genel Kurul toplantılarında Yönetim Kurulunun belirlemiş olduğu maddeler öncelikli olarak görüşülür. Daha sonra üyelerin görüşülmesini istediği maddeler ele alınır. Genel Kurulda her aktif üyenin iki (ayrı isimler olmak koşuluyla) oy hakkı olup, kendisi kullanmak zorundadır. Genel Kurul yeter sayısı Genel Kurula katılanların yarısından bir fazlasıdır.

b-) Genel Kurul Görev ve Yetkileri:

Topluluk tüzüğü hükümleri doğrultusunda genel kararlar almak. Bir önceki çalışma dönemine ilişkin Yönetim Kurulu faaliyet raporlarını onaylamak. Yeni çalışma dönemi Yönetim Kurulu Aktif ve Yedek üyelerini seçmek. Gerekli görülecek konularda Yönetim Kuruluna yetki vermek.

1. Yönetim Kurulu:

Genel Kurulda gizli oy açık sayımla seçilen sayısı 3 ile 12 arasında olabilecek asil üyeden oluşur. Bu sayı Yönetim Kurulu Başkanı tarafından belirlenir. İlk toplantısında Başkan, Başkan Yardımcısı, Muhasip üye ve yönetimin belirlediği diğer alt kolların sorumluları seçilir. Görev süresi bir öğretim yılıdır. Yönetim Kurulu en az ayda bir toplanır. Katılım zorunludur.

Başkan sorumluluğunda topluluk amaçlarının ve çalışma konularının gerçekleştirilmesini sağlar. Genel Kurul kararlarını uygular. Yasalarda, topluluk tüzüklerinde belirtilen görevlerini yerine getirir ve yetkilerini kullanır.

a-) Başkan:

• Başkan; topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur.
• Genel Kurul toplantılarının gün, saat ve yerini belirler.
• Çalışma yan kurulları kurar ve bu yan kurulların çalışmalarını denetler.
• Genel Kurulda alınan kararları üyelere ve ilgili birimlere duyurur ve uygular.
• Topluluğun yapacağı etkinlikler için topluluk Akademik Danışmanının bilgisi içinde Başkanın yazılı başvurusu ile Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alır.
• Etkinlik programını her öğretim yılının ilk ayı sonuna kadar Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür İşleri Müdürlüğüne verir.
• Akademik danışman ile diyalogu sağlar.

b-) Başkan Yardımcısı:

• Başkanın görevlerinde yardımcı olur.
• Çalışmaların aksamadan yürütülmesi için topluluk organları arasında eşgüdümlülük sağlar.

c-) Muhasip Üye:

• Topluluğun tüm parasal işlerini yürütür.
• Gerekli belgeleri düzenli olarak tutar.
• Seçim sonuçlarını bir hafta içinde tutanakla birlikte Öğrenci Toplulukları Şube Müdürlüğüne iletir.
• Topluluğa ait parayı Hacettepe Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı nezdinde topluluk adına açılacak olan hesaba yatırılır.

1. Denetleme Kurulu:

Denetleme Kurulu 3 (üç) Aktif üyeden oluşur. Yönetim Kurulunca gizli oyla bir öğretim yılı için seçilir.

    a-) Denetleme Kurulunun Görev ve Yetkileri:

• Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler sonuç ve önerilerini Yönetim Kuruluna bir raporla bildirir.
• Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğretim dönemine ilişkin programın ve bütçesinin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.

Madde 6- Topluluğun Mali İşleri:

1-) Gelirler:

a-)   Bütçe: Üniversitenin sağladığı bütçedir.

b-) Giriş Ödentisi: Yönetim Kurulunca belirlenen miktar doğrultusunda topluluğa ilk kez üye olanlardan alınır.

c-) Aidat Ödentisi: Alacak miktarı ve periyodu Genel Kurulca belirlenen üyelerin ödemesi gereken tutardır.

d-) Diğer Gelirler: Toplulukça düzenlenen sosyal faaliyetlerden elde edilen gelirlerdir.

e-) Bağışlar, Yardımlar ve Sponsorluk: Yapılan yardımlar ve özel veya devlet kamu ve kuruluşlarından sağlanan destekler.

f-) Sponsorluk Dilekçesi: Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığından alınır. Tütün ve Alkol ürünlerinden sponsorluk alınmaz.

2-) Giderler:

Topluluğun giderleri, amaçları gerçekleştirmek için usulüne uygun olarak yapacağı masraflardır. Giderleri karşılamak yetkisi Yönetim Kurulundadır. Harcamaların yapılması Muhasip Üye kontrolü altındadır.

Madde 7- Topluluğun Evrakları:

Aşağıda sözü geçen her türlü resmi evrak ve defter Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı tarafından mühürlenmiş ve imzalanmış olarak elde edilecektir. Topluluk üye ve tanıtım formlarının bir nüshası Akademik Danışmanda bulunur.

1) Üye Kayıt Defteri: Topluluğa üye olanların kimlikleri, giriş tarihleri, aidat ödeme durumları bu deftere kayıt edilir.

2) Karar Defteri: Yönetim Kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere kayıt edilir. Kararların altı Yönetim Kurulunca imzalanır.

3) Gelir-Gider Defteri: Topluluğun bütün gelir ve giderleri açık ve düzenli olarak bu defterde tutulur.

4) Demirbaş Defteri: Alınan malzemeler Demirbaş Defterine düzenli olarak kayıt edilir.

Madde 8- Topluluk Faaliyet Raporu:

Topluluk geçici kurulması onaylandıktan sonra bir (1) ay içerisinde Genel Kurul toplantısı yapılıp, Yönetim Kurulu yıllık faaliyet raporu hazırlamalı, Kuruluş olurunun alınmasından itibaren 1 yıl İçerisinde en az dört faaliyet gerçekleştirerek asli kuruluş olurunu Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına sunmalıdır

Madde 9- Topluluğun Tüzük Değişikliği:

Genel Kurul, Yönetim Kurulu veya son yılda aidat ödemiş üyelerden 1/5'inin teklifi ve Genel Kurula katılan üye tam sayısının 2/3' ünün çoğunluğu ile tüzük değişikliği yapılabilir. İdari birimlere bildirilir. Tüzük, olağan veya olağanüstü toplantı gündemine konulmak ve makul bir süre önce değişiklik önerileri yazılı biçimde bildirilmek şartıyla değiştirilebilir. Tüzükte yeteri kadar açıklık bulunmayan konularda Yönetim Kurulu Yönetmelikler hazırlayabilir. Yönetmeliklere karşı yapılacak itirazları Denetleme Kurulu yedi (7) gün içerisinde karara bağlar. Tüzük değişikliği Akademik Danışmanın ve Hacettepe Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Kültür İşleri Şube Müdürlüğünden alınan onay ile gerçekleşir.

Madde 10- Değişmez Madde:

Topluluk çalışmalarında Atatürk İlke ve Devrimleri’ne saygılı olmak koşuluyla, hiçbir siyasi görüşe yer verilmeyecektir. Bu madde değiştirilemez.